Pensioenfondsbestuurder: word expert over je data!
Het aannemen van de Wet Toekomst Pensioenen (WTP) markeert een nieuwe fase voor de pensioensector. De komende jaren staan in het teken van ingrijpende veranderingen waarin pensioenfondsen hun regelingen herzien en aanpassen. Tijdens deze transitie zullen de pensioenfondsen en hun uitvoerders de datakwaliteit moeten waarborgen. Toch blijkt uit de meest recente WTP-monitoringsvraaglijst van De Nederlandsche Bank (2023) dat het merendeel van de fondsen nog geen afspraken hebben gemaakt met de externe accountant of IT-auditor over de controle op de datakwaliteit. Ook blijkt dat de helft van de fondsen die hun administratie uitbesteden nog geen afspraken hebben gemaakt over de mijlpalen voor de uit te voeren werkzaamheden en op te leveren rapportages. Er is dus werk aan de winkel.
Dit artikel is een must-read om inzicht te krijgen in het belang van een robuuste auditlijn en op welke wijze de pensioenfondsbestuurder weer aantoonbaar ‘in control’ komt over de pensioendata.
Wet Toekomst Pensioenen
Sinds 2022 zijn de zes fasen van het Kader Datakwaliteit van de Pensioenfederatie leidend voor inspanningen op het gebied van datakwaliteit. In het voorjaar van 2023 is door NBA en NOREA een voorbeeld-AUP-werkprogramma Datakwaliteit gepubliceerd, op basis van de eerste vier fasen van het Kader Datakwaliteit. Dit werkprogramma dient als handvat voor accountants en IT-auditors bij het uitvoeren van de overeengekomen specifieke werkzaamheden Datakwaliteit – WTP.
Hoewel het Kader als vertrekpunt kan dienen, benadrukt de inleiding van het document dat het slechts een deel uitmaakt van een groter geheel van werkzaamheden om datakwaliteit te waarborgen voor, tijdens en na de WTP transitie.
DNB constateert bij veel pensioenfondsen een grote achterstand op het gebied van databeheersingsmanagement. In combinatie met de urgentie die de pensioentransitie met zich meebrengt, kan het voor pensioenfondsen aantrekkelijk zijn om hun activiteiten alleen te richten op het toetsmoment. Wat is er dan nodig om duurzaam kwaliteitsbeheer in te richten, dus ook gericht op de periode ná het toetsmoment?
Duurzame verandering realiseren
Tijdens de DataTrust Conclusion inspiratiesessie op 29 juni deelde Jennifer van Eekelen, Associate Partner FSO Risk Services & lead WTP Datakwaliteit bij EY, haar inzichten, gebaseerd op jarenlange ervaring en expertise in dit vakgebied.
Ze heeft de adoptie van het Kader nauwlettend gevolgd en begrijpt als geen ander hoe fondsen zich moeten voorbereiden op de overeengekomen specifieke werkzaamheden (AUP’s) aan de hand van duurzaam datakwaliteitsbeheer.
Jennifer legt uit: “Een pensioenfonds kan de eerste drie fasen van het Kader gelijktijdig aanpakken. Het succesvol doorlopen ervan is afhankelijk van hoe goed het fonds in staat is om zijn eigen storyline in kaart te brengen. Hierbij probeer je allereerst antwoord te geven op de vraag: wat is nu onze historie? Dit omvat wijzigingen in regelingen, uitvoerders en transities.”
Jennifer adviseert fondsen om hun ‘legacy’ te onderzoeken op events die mogelijk van invloed zijn op de datakwaliteit. Hoe meer een fonds leert over zijn historie, hoe gemakkelijker het wordt om de kritische data elementen (KDE’s) te identificeren die relevant zijn voor het fonds en een accurate risicobeoordeling uit te voeren.
Het uitvoeren van een eerlijke risicobeoordeling in fase 2 kan, volgens Jennifer, als een leuk en creatief proces worden vormgegeven. De uitdaging is om historische ervaringen, zowel positieve als negatieve, te verkennen die kunnen bijdragen aan de oplossingen van morgen.
Het voorbeeld AUP-werkprogramma onthult dat de externe auditor geen uniform toetsmodel zal hanteren voor de risicobeoordelingen en KDE’s. Hij zal de inhoud ‘challengen’ en de sleutelfunctiehouder om hun opinies vragen. Het fonds zal dus met gedegen risico-inschattingen en onderbouwingen moeten komen ten behoeve van de sleutelfunctiehouders en de accountant.
De iteratieve benadering
Jennifer legt uit hoe een effectieve aanpak van de concrete werkzaamheden ten behoeve van het Kader eruitziet. Het is cruciaal om vroeg in de overgangsfase te beginnen met het inventariseren van risico’s, het meten van datakwaliteit en het rapporteren en beoordelen van de metingen. Dit legt de basis voor een hersteltraject dat voorafgaat aan het toetsmoment.
“Deze fasen lenen zich goed voor een iteratieve aanpak”, benadrukt Jennifer. “Meer iteraties leiden tot een nauwkeurigere identificatie van risicogroepen onder deelnemers en efficiëntere sturing van herstelacties.” Ze adviseert om in de vormgeving van de auditlijn vooral ook de externe auditor tijdig te betrekken en te vragen welke documentatie zij vereisen om een goede inschatting te maken van de tot dusver uitgevoerde inspanningen.
In de AUP’s stelt de auditor vast of er issues met de datakwaliteit zijn en of deze geanalyseerd, en (gepland) gecorrigeerd zijn. Voorafgaand aan en na het invaren kunnen er periodieke metingen worden uitgevoerd die het bestuur up-to-date houden over de actuele status van de datakwaliteit. Zo behoudt het fonds de kracht van die iteraties en de uitgevoerde werkzaamheden.
Faciliteren van de samenwerking
Jennifer vertelt dat het Kader Datakwaliteit zodanig ontworpen is, dat fondsen het kunnen doorlopen op een manier die bij hen past. Om dit te kunnen doen, dienen zij alle beschikbare kennis te organiseren, zodat de vormgeving en uitvoering recht doen aan de specifieke karakteristieken van het fonds.
Een solide basis voor interne kennis over datakwaliteit kan worden gevonden in de vorm van de sleutelfunctiehouders. Functiehouders met actuariële en risicomanagement-kennis en voldoende inzicht in datakwaliteitskwesties kunnen oordelen over risicogroepen, data-analyses en rapportages. Om meters te maken in datakwaliteitswerkzaamheden en een eventueel hersteltraject, kan het nuttig zijn om een externe partij, zoals DataTrust Conclusion, te betrekken.
De sleutelfunctiehouder, die fungeert als interne auditor, beoordeelt op zijn beurt de besluitvorming van het bestuur op basis van de datakwaliteitsactiviteiten. Het bestuur doet er daarnaast goed aan om een contactpersoon aan te wijzen voor de externe accountant die bekend is met de AUP-werkzaamheden en de datakwaliteitsactiviteiten, en die de belangrijkste personen binnen het databeheersingsmanagement kent. Deze personen vormen tevens het voornaamste aanspreekpunt voor de externe auditor en verschaffen in alle fasen schriftelijk oordeel.
Uiteindelijk is het pensioenfondsbestuur verantwoordelijk voor het nemen van beleidsbeslissingen. Hiermee rust ook de verantwoordelijkheid op het bestuur om de samenwerking te faciliteren, te structureren en te evalueren. Een fonds legt de taken, rollen en bevoegdheden van alle relevante partijen vast in het onderdeel ‘governance’ van zijn datakwaliteitsbeleid. Het is raadzaam om dit ook nader te specificeren voor de uitvoering van het Kader Datakwaliteit.
Van pensioenfondsbestuurder naar data-expert
Het mooie aan het Nederlands pensioensysteem is dat pensioenfondsbestuurders de deelnemers kennen. Zij staan met één been in de sector en beschikken over een schat aan ervaring. Het nieuwe stelsel vraagt echter meer van deze bestuurders.
Om gedegen beleid vorm te geven zal iedere pensioenfondsbestuurder expert moeten worden in zijn data. Om duurzame verandering te realiseren moet het fonds daarom vroeg in de overgangsfase starten met het op orde krijgen van de datakwaliteit.
Met een iteratieve aanpak kunnen gedegen datakwaliteitsinitiatieven worden opgezet. Met de kernwaarden duurzaamheid, nauwkeurigheid en samenwerking, kunnen pensioenfondsen de uitdagingen van nu aangaan en een solide basis leggen voor een toekomst van robuuste datakwaliteit en succesvolle transitie.
Meer weten over de Wet Toekomst Pensioenen en het belang van datakwaliteit? Neem dan contact met ons op, we denken graag met u mee!
